PEJABAT BENDAHARI

KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

 

 

KUiTTHO.(PB)10.12/03.Jld.2(52)                                                      Tarikh: 17 Oktober 2001

 

PEKELILING PEJABAT BENDAHARI BIL. 8/2001

 

 

Semua Ketua Pusat Tanggungjawab

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

 

 

Asalamualaikum Wr. Wb.,

 

Saudara,

 

PENERANGAN TATACARA PELUPUSAN HARTA TETAP, INVENTORI DAN STOK DI KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

 

Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pelupusan harta tetap, inventori dan stok  yang perlu dipatuhi oleh semua Pusat Tanggungjawab.

 

Lembaga Pengarah Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn telah  menerima pemakaian Pekeliling ini seperti berikut:-

 

0.0              Pengenalan

 

0.1              Tujuan pekeliling ini adalah untuk menerangkan tatacara Pelupusan Harta Tetap, Inventori dan Stok yang perlu dipatuhi oleh semua PTJ berdasarkan kelulusan pihak berkuasa Universiti.

 

1.0              Latar Belakang Pelupusan

 

1.1              Pelupusan harta benda ITTHO sebelum dinaik taraf kepada Kolej Universiti dibuat berpandukan pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 3/98 dimana sekretariat Pelupusan diletak dibawah tanggungjawab Pejabat Pengurusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan terdiri Timbalan Pengarah, Timbalan / Penolong Pendaftar, Pegawai Kewangan dan Seorang Jurutera/Pensyarah Kejuruteraan.

 

1.2              Kuasa Pelupusan diberi kepada Pengarah ITTHO dimana nilai harta, iventori dan stok yang hendak dilupuskan tidak melebehi RM 300,000.00. Bagi nilai melebehi RM 300,000.00 kelulusan hendaklah diperolehi daripada Jawatankuasa Tetap Kewangan UTM.

 

1.3              Mengikut Akta Universiti, Lembaga Pengarah mempunyai kuasa melupus dan menghapuskira barang-barang dan harta benda Universiti.  Harta/barang Universiti tidak boleh dijual atau dilupuskan tanpa kebenaran Lembaga Pengarah/Jawatankuasa Kewangan atau Pegawai yang diberi kuasa.

 

2.0              PELUPUSAN HARTA

 

2.1              Umum

 

2.1.1        Pelupusan adalah satu proses tindakan yang diambil untuk melupus/memotong Harta Tetap, inventori dan stok dari perakaunan Universiti bagi harta, inventori dan stok yang tidak digunakan atau tidak diperlukan lagi.

 

2.1.2        Tatacara pelupusan Harta Tetap, Inventori dan Stok yang dilaksanakan di Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn ini adalah juga mengambilkira Arahan Perbendaharaan (Tatacara Pengurusan Stor perenggan 207 hingga 232).  Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 1 Tahun 1991 (Garis Panduan Pelupusan Peralatan Komputer) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1989 (Pindaan Ke atas Acara Pelupusan dan Hapuskira Di dalam Arahan Perbendaharaan 326 (a) dan (b) ii, dan Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor Perenggan 212 dan 218 (a), 227 dan 228).

 

2.1.3        Pihak yang boleh membuat cadangan untuk pelupusan harta adalah :

 

a)                  Ketua PTJ

b)                  Pemeriksa harta (Asset Verifiers)

 

2.2              Keadaan Di mana Harta Universiti Boleh Dicadangkan Untuk Pelupusan

 

2.2.1        Apabila Harta Tetap, Inventori dan Stok tidak boleh digunakan disebabkan :

 

a)                  Rosak yang tidak boleh dibaiki.

 

b)                  Rosak yang tidak ekonomi dibaiki dan untuk terus digunakan dari segi kos, penyelenggaraan dan masa pengendalian.

 

c)                  Lusuh yang menyebabkan kualiti barang terjejas.

 

d)                  Usang (obsolete) disebabkan berlakunya pembaharuan dalam teknologi, perubahan dasar/polisi Universiti atau melebihi had tempoh penggunaan.

 

2.2.2        Apabila Harta Tetap, Inventori dan Stok tidak diperlukan lagi disebabkan :

 

a)                  Berlebihan dalam keperluan semasa dan jangkaan keperluan untuk tempoh yang munasabah di masa hadapan yang kos penyimpanannya adalah lebih tinggi dari kos pembelian apabila perlu digunakan (perlu disokong oleh Jawatankuasa Pemeriksa Harta ).

 

b)                  Tidak bergerak atau tidak pernah dikeluarkan dari stor sejak dibeli dalam jangkamasa melebihi 3 tahun.

 

c)                  Dibeli untuk tujuan spesifik dan kemudiannya tidak diperlukan lagi.

 

2.2.3        Tiap-tiap keadaan di mana harta tersebut boleh dilupuskan perlulah disokong bukti-bukti yang sahih sepertimana catatan di rekod penyelenggaraan atau surat pengesahan dari syarikat penyelenggaraan atau mendapat perakuan teknikal dari pegawai berkaitan yang dilantik oleh Ketua PTJ.

 

2.3              Kaedah Pelupusan

 

2.3.1        Kaedah pelupusan boleh dibuat mengikut yang terbaik dari mana-mana satu atau kombinasi berikut :-

 

a)                  Jualan Lelong dan perakuan harga minima yang bersesuaian.

 

b)                  Jualan melalui Tender (Terbuka/Tertutup).

 

c)                  Jualan melalui Sebutharga (Terbuka/Tertutup/Dalaman)

 

d)                  Jualan Runcit.

 

e)                  Secara tukarbeli (trade-in)

 

f)                    Dipindahkan kepada jabatan, institusi dan pertubuhan-pertubuhan kerajaan.

g)                  Dibuang/pemusnahan secara dibakar atau lain-lain.

 

h)                  Kaedah lain yang sesuai bagi sesuatu harta yang berkenaan.

 

2.4              3.4.1    Permohonan Pelupusan bermula setelah PTJ mengemukakan senarai harta yang hendak dilupuskan kepada Sekretariat Pelupusan Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina dengan mengisi borang pelupusan (Lampiran B) yang mengandungi maklumat-maklumat seperti berikut :-

 

a)                  Jenis barang

b)                  Nombor siri barang

c)                  Kuantiti

d)                  Tahun dibeli

e)                  Harga seunit

f)                    Jumlah

g)                  Lokasi Harta

h)                  Sebab pelupusan (penilaian dan justifikasi teknikal jika berkenaan perlu disertakan)

i)                    Perakuan Pelupusan Oleh Jawatankuasa Pemeriksa (akan diisi oleh ahli Jawatankuasa)

j)                    Salinan daftar harta berkenaan.

 

2.4.1        Bagi harta seperti kenderaan dan alat-alat teknikal hendaklah diperiksa oleh Pegawai Teknikal (Jurutera Jentera Kanan dan/atau Pensyarah Kejuruteraan) yang akan mengeluarkan perakuan (Tidak Ekonomi Dibaiki) dan lain-lain surat pengesahan daripada pihak tertentu.

 

2.4.2        Permohonan pelupusan jika benar-benar perlu dan wajar hendaklah disegerakan bagi mengurangkan kerugian di pihak Universiti kerana nilai harta berkenaan akan berkurang atau menurun sekiranya masih disimpan.  Perbelanjaan penyelenggaraan dan risiko kehilangan/kerosakan yang terpaksa ditanggung juga akan bertambah dari masa ke semasa.

 

2.5              Peranan Sekretariat Pelupusan Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina

 

2.5.1        Permohonan untuk pelupusan akan dipertimbangkan sekiranya maklumat seperti di para 3.4.1 dikemukakan lengkap.  Permohonan akan ditolak sehingga ianya dikemukakan sekali lagi dengan maklumat lengkap.  Setelah berpuashati, Sekretariat akan mengaturkan jadual supaya pemeriksaan terhadap harta dapat dilakukan.  Perkara-perkara yang perlu diaturkan :

 

a)                  Mengeluarkan surat termasuk senarai yang lengkap mengenai harta yang hendak dilupuskan kepada Jawatankuasa Pemeriksa pelupusan.

 

b)                  Memberitahu kepada pegawai PTJ yang memohon untuk pelupusan perlu menghadirkan diri semasa Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan memeriksa harta berkenaan.

 

 

2.5.2        Sekretariat Pelupusan jika perlu boleh menjemput mana-mana pegawai atau kakitangan lain yang mempunyai pengetahuan mengenai harta tersebut untuk memberi khidmat nasihat kepada Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan tentang keadaan harta yang hendak dilupuskan.

 

2.6              Tugas Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan

 

2.6.1        Lantikan dan keahlian Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan

 

a)                  Lantikan ahli dibuat oleh Rektor dan keahliannya seperti berikut :

 

Pengerusi             -      Pengarah atau Wakil Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina yang dinamakan.

 

Ahli                  -           Wakil Pejabat Pembangunan & Pengurusan  Hartabina    

  

-                     Wakil Pejabat Bendahari

 

b)                  Bagi setiap kali pemeriksaan harta, Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan perlu dianggotai oleh tiga orang ahli Jawatankuasa berkenaan, iaitu terdiri daripada wakil Pengarah Pembangunan & Pengurusan Hartabina yang dinamakan selaku Pengerusi Lembaga Pemeriksa Pelupusan, seorang Jurutera Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina dan wakil Pejabat Bendahari.  Bagi pelupusan alat komputer atau harta lain yang memerlukan kepakaran khusus, seorang Juruanalisa Sistem Kanan (Pusat Teknologi Maklumat) dan/atau seorang Pensyarah Kanan di bidang berkaitan akan dipanggil menganggotai Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan.

 

2.6.2        Tugas Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan

 

a)                  Pada hari pemeriksaan akan dijalankan, pegawai yang memohon pelupusan perlu ada.  Beliau perlu mengemukakan rekod daftar harta yang berkenaan.

 

b)                  Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan perlu memeriksa kesahihan harta tersebut sepertimana maklumat disenarai permohonan pelupusan dan di rekod Daftar Harta yang berkenaan.

 

c)                  Jika perlu Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan akan membuat pemeriksaan ke atas harta tersebut dengan bantuan pegawai/kakitangan yang mempunyai pengalaman dan kepakaran tentang harta itu untuk memastikan adakah keadaan harta tersebut sepertimana yang telah dilaporkan.

 

d)                  Bagi harta yang dicadangkan untuk dilupuskan, pihak Sekretariat Pelupusan akan mengambil alih hak ke atas harta tersebut untuk disimpan di dalam Stor Pelupusan atau ditandakan dengan pengenalan khas sementara menunggu kelulusan Pihak Berkuasa Pelupusan.

 

e)                  Setelah pemeriksaan dibuat, Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan perlu membuat cadangan samada harta tersebut perlu dilupuskan atau sebaliknya

 

f)                    Sekiranya harta tersebut tidak dilupuskan, PTJ berkenaan perlulah berusaha untuk menggunakan harta tersebut sepertimana biasa.  Jika ada kerosakan kecil, PTJ berkenaan perlu membaiki dan menyelenggara sehingga ia berfungsi semula.

.

g)                  Sekretariat Pelupusan adalah di Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina.

 

h)                  Pihak Sekretariat akan menyediakan keputusan sebagaimana diputuskan kepada Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan untuk ditandatangani sebagai perakuan rasmi.

 

i)                    Pihak Sekretariat akan mengemukakan perakuan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan serta senarai lengkap harta berserta cadangan kaedah pelupusan (para 3.8.2 a-e) kepada pihak berkuasa Pelupusan untuk diluluskan (para 3.7).

 

j)                    Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan perlu mempastikan bahawa perakuan dibuat atas pertimbangan ekonomik dan kepentingan Universiti.

 

2.7              Pihak Berkuasa Pelupusan

 

2.7.1        Pihak Berkuasa Pelupusan Universiti adalah seperti berikut :

 

a)                  Timbalan Rektor (HEP)

Bagi pelupusan inventori dan harta yang mana nilai perolehan keseluruhannya tidak melebihi  RM 300,000.00

 

b)                  Rektor

Bagi semua harta yang mana nilai perolehan keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.00.

 

c)                  Jawatankuasa Kewangan Universiti

Bagi semua harta yang mana nilai perolehan keseluruhannya melebihi RM500,000.00

 

2.7.2        Kelulusan pelupusan oleh Timbalan Rektor (HEP) dan Rektor akan dibawa ke Jawatankuasa Kewangan Universiti untuk makluman.

 

2.8              Tindakan Sekretariat Pelupusan Selepas Kelulusan Pelupusan.

 

2.8.1        Setelah mendapat kelulusan dari Pihak Berkuasa Pelupusan, Sekretariat akan mengemukakan pengesahan kelulusan pelupusan kepada Unit Rekod Harta, Pejabat Bendahari untuk dikeluarkan dari rekod harta Universiti.  Satu salinan pengesahan kelulusan pelupusan akan dikemukakan kepada PTJ berkaitan untuk dikeluarkan dari rekod harta .

 

2.8.2        Seterusnya Sekretariat Pelupusan akan mengambil tindakan pelupusan sepertimana yang diputuskan dan diluluskan oleh pihak berkuasa Pelupusan.  (Kaedah tindakan mengambilkira Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor para 222-225)

 

a)         Jualan Lelong

 

i)                     Pihak Berkuasa Pelupusan akan menetapkan  harga minimum harta berkenaan atas cadangan Sekretariat Pelupusan.

 

ii)                   Sekretariat Pelupusan akan mengeluarkan iklan dengan menetapkan tarikh, masa dan tempat pelelongan yang akan diadakan.

 

iii)                 Harta akan dijual kepada pihak yang menawarkan harga tertinggi.

 

 

b)         Jualan Melalui Tender (Terbuka/Tertutup)

 

i)                     Pihak Berkuasa Pelupusan akan menetapkan samada jualan harta akan dibuat melalui tender terbuka atau tertutup dan harga minima harta berkenaan.

 

ii)                   Sekretariat Pelupusan akan mengeluarkan iklan atau surat jemputan tender berkenaan.

 

iii)                 Sekretariat Pelupusan akan memproses semua tender ini dan membuat laporan cadangan penjualan kepada penender yang menawarkan harga tertinggi untuk dibawa kepada Jawatankuasa Perolehan Universiti (untuk kelulusan).

 

 

c)                  Jualan Melalui Sebutharga (Terbuka/Tertutup/Dalaman)

 

i)                     Pihak Berkuasa Pelupusan akan menetapkan samada jualan harta akan dibuat melalui sebutharga terbuka, tertutup atau dalaman.

 

ii)                   Sekretariat Pelupusan akan mengeluarkan iklan atau surat jemputan sebutharga berkenaan.

 

iii)                  Sekretariat Pelupusan akan memproses semua permohonan sebutharga ini dan seterusnya menawarkan kepada pemohon yang berjaya  menawarkan dengan harga tertinggi.

 

d)                  Jualan Runcit

 

i)              Pihak Berkuasa Pelupusan akan menetapkan harga jualan harta atas cadangan Sekretariat Pelupusan (10 – 30% daripada kos asal).  Sekretariat Pelupusan akan mengeluarkan iklan jualan dengan menyatakan tarikh, masa dan tempat jualan diadakan.

 

ii)                   Penjualan dilakukan secara ‘first come first serve’.

 

e)                  Secara Tukar Beli (Trade-in)

 

Pihak Berkuasa Pelupusan akan menetapkan harga jualan harta atas cadangan Sekretariat Pelupusan secara tukar beli dan peralatan mestilah melebihi tempoh ‘useful life’ (empat hingga lima tahun bergantung kepada jenis peralatan).

 

f)                   Derma

 

i)      Sekretariat Pelupusan akan menyemak mana-mana permohonan derma yang diterima dari pihak pengajian luar atau mendapatkan mana-mana pihak pengajian yang mahu menerima derma dan mencadangkannya kepada Pihak Berkuasa Pelupusan untuk kelulusan.

 

ii)                   Setelah diluluskan, Sekretariat pelupusan akan mengeluarkan surat kepada pemohon tentang permohonan mereka.  Sekiranya diluluskan harta berkenaan akan dihantar oleh Sekretariat Pelupusan atau meminta pemohon mengambilnya sendiri di Setor Pelupusan.

 

iii)         Keluarkan surat kepada Bendahari tentang tindakan yang telah diambil serta dikepilkan sekali salinan surat kelulusan dari Pihak Berkuasa Pelupusan dan salinan surat permohonan dari pemohon.

 

2.8.3        Sekretariat Pelupusan Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina perlu menyediakan Daftar Jualan lengkap dan setiap resit jualan hendaklah didaftarkan bagi memudahkan semakan dan auditan.  Semua hasil jualan adalah dikreditkan ke akaun Hasil universiti bagi harta yang melebihi tempoh useful life atau ke Akaun Harta dilupuskan jika kurang dari tempoh berkenaan.

 

2.8.4        Sekretariat Pelupusan juga dikehendaki mempastikan semua tindakan ke atas keputusan  Pihak Berkuasa Pelupusan dilakukan dengan sewajarnya.

 

2.8.5        Tindakan Pelupusan oleh Sekretariat Pelupusan hendaklah diselesaikan dalam tempoh 3 bulan selepas keputusan dan sekiranya tindakan tersebut gagal, ianya perlu dilaporkan semula kepada Pihak Berkuasa Pelupusan.

 

2.8.6        Salinan lengkap Laporan Pelupusan perlu diserahkan kepada Pejabat Bendahari untuk pelarasan Akaun Harta.

 

3.0              Pembatalan

 

Pekeliling Bendahari(UTM) Bil.3/1998 mengenai tatacara pelupusan harta tetap, inventori dan stok  adalah dengan ini dibatalkan.

 

4.0              Kuatkuasa Pekeliling

 

Pekeliling ini berkuatkuasa mulai tarikh ianya dikeluarkan.

Sekian , terima kasih. Wassalam.

 

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

 

Yang Benar.

 

 

ABU BAKAR BIN HUSSAIN

Pemangku Bendahari

Samb. 6007

 

s.k.       1.         Yang Berbahagia Rektor, KUiTTHO

2.                  Timbalan Rektor (HEP)

3.                  Timbalan Rektor (Akademik)

4.                  Pendaftar

5.                  Audit Dalam

 

 

KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

 

PERMOHONAN/PERAKUAN PELUPUSAN HARTA

Kepada,

 

Pengerusi

Jawatankuasa Permeriksa Pelupusan KUiTTHO

Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

 

Tuan,

 

PERMOHONAN PELUPUSAN HARTA UNIVERSITI

 

Sukacita kami memohon pelupusan harta seperti berikut :

 

BIL

JENIS BARANG

NO. SIRI

KUANTITI

TAHUN DIBELI

HARGA SEUNIT

ALASAN MEMOHON PELUPUSAN

(E.S Kerosakan / Kerugian / Cara Kegunaan dsb)

*  KEPUTUSAN LEMBAGA PELUPUSAN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maklumat-maklumat di atas disahkan benar.                 Tandatangan Ketua Pusat Tanggungjawab  :

                                                                        Nama dan Cop  :

 

 

 


*          Untuk kegunaan Jawatankuasa Pemeriksa adalah seperti di atas

            Disahkan keputusan dan perakuan Lembaga Pemeriksa adalah seperti di atas

 

-

 

 

 

Tandatangan Pengerusi                                                 Tandatangan Ahli :                                            Tandatangan Ahli

Nama  :                                                                        Nama Jawatan  :                                                           Nama dan Jawatan  :