KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

PEJABAT BENDAHARI

_____________________________________________________________________________

KUiTTHO.PB/10.12/03/Jld.II(62) November 2001

SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 5/2001

Semua Pengurus Bahagian

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

Parit Raja, Batu Pahat

Assalamualaikum

Y.Bhg. Prof./Saudara

Panduan Mengemukakan Tuntutan Perbelanjaan Mengurus Bagi Akhir Tahun 2001 Dan Penyata Panjar Wang Runcit

1.0 Tujuan

1.1 Tujuan Pekeliling ini adalah untuk menerangkan kepada semua Pengurus Bahagian mengenai tatacara mengemukakan tuntutan pembayaran bagi tahun kewangan berakhir 31 Disember 2001 bagi memenuhi keperluan Surat Pekeliling Am JPM Bil. 1 Tahun 1995 yang menghendaki Akaun Kolej Universiti yang ditutup pada 31 Disember dilaporkan segera kepada Kabinet.

1.2 Bagi tahun 2001 ini seperti juga pada tahun 2000, Pejabat ini tidak akan mengenakan bayaran kepada akaun kena bayar (sipiutang pada bulan Januari 2002 bagi perbelanjaan yang lewat dikemukakan dan tidak sempat dibuat bayaran dalam tahun 2001).

1.3 Dengan yang demikian semua perbelanjaan tahun 2001 yang lewat dikemukakan kepada Pejabat Bendahari akan dikenakan kepada peruntukan tahunan semasa tahun 2002.

1.4 Semua Pusat Tanggungjawab diminta untuk memberi perhatian kepada Pekeliling ini dengan mengemukakan semua tuntutan perbelanjaan tahun 2001 dengan segera sebelum atau pada 14 Disember 2001 untuk membolehkan pembayaran diproses sebelum hujung tahun, bagi kerja yang disempurnakan dan perkhidmatan atau barang-barang yang telah diterima.

2.0 Tarikh Akhir Mengemukakan Tuntutan Pembayaran Bagi Belanja Mengurus 2001.

2.1 Semua Pengurus Bahagian yang menjaga peruntukan adalah diingatkan supaya mengemukakan tuntutan pembayaran dan sampai ke Pejabat Bendahari selewat-lewatnya pada 14 Disember 2001 untuk membolehkan Pejabat ini memproses pembayaran dalam tahun 2001.

2.2 Tuntutan pembayaran yang diterima selepas tarikh tersebut jika tidak sempat diproses akan dikembalikan kepada Pusat Tanggungjawab untuk diberi nombor siri baru tuntutan dan dikenakan kepada peruntukan tahun 2002.

2.3 Semua tuntutan pembayaran termasuk pendahuluan bagi tempoh 15 - 31 Disember 2001 adalah dibekukan. Pusat Tanggungjawab diminta membuat perancangan lebih awal dan sekiranya terdapat 'urgency' di pihak Pusat Tanggungjawab, permohonan berkenaan hendaklah dikemukakan sebelum 25 Disember 2001.

3.0 Pembayaran Yang Dikenakan Kepada Akaun Amanah (Perundingan/Penyelidikan/Seminar/Kursus) Dan Pembangunan.

3.1 Semua urusniaga yang melibatkan aktiviti tersebut (bukan mengurus) boleh dikemukakan secara biasa dan akan diperakaunkan dalam tahun di mana pembayaran berkenaan diproses.

4.0 Rekupmen Panjar Wang Runcit Yang Terakhir Untuk Perbelanjaan Tahun 2001.

4.1 Rekupmen wang runcit terakhir bagi tahun 2001 hendaklah dikemukakan seperti berikut:-

4.1.1 Semua pemegang panjar wang runcit adalah dikehendaki memulangkan baki panjarnya (dengan tangan) pada 14 Disember 2001. Pembayaran menggunakan wang runcit dari 15 hingga 31 Disember 2001 tidak dibenarkan.

4.1.2 Di samping dokumen-dokumen yang lazimnya (bil atau tuntutan) dikemukakan bersama rekupmen terakhir hendaklah juga disertakan tiga salinan Perakuan Panjar Wang Runcit seperti di Lampiran A dan B (contoh berkembar).

4.1.3 Perakuan Panjar Wang Runcit pada akhir tahun 2001 mestilah ditandatangani oleh Pengurus Bahagian dan dicop dengan cop rasmi Pejabat.

4.1.4 Empat set Perakuan Panjar Wang Runcit masih perlu dihantar ke Pejabat Bendahari walaupun tiada rekupmen dibuat.

4.1.5 Kelewatan mengemukakan Perakuan Panjar Wang Runcit boleh diambil tindakan menarik balik panjar yang telah diberikan.

4.1.6 Sekiranya perlukan keterangan lanjut sila hubungi Cik Azizah Binti Nasri dan En. Ramlee Bin Laibak.

5.0 Pungutan Hasil/Amanah

5.1 Semua pungutan hasil/amanah yang dibuat oleh Pusat Tanggungjawab sehingga 24 Disember 2001 hendaklah dikemukakan bersama resit sementara serta wang tunai ke Pejabat Bendahari pada atau sebelum 26 Disember 2001 sebagai penerimaan terakhir untuk diakaunkan dalam tahun 2001.

6.0 Perakuan Terhadap Pesanan Tempatan 2001 (Perbelanjaan Mengurus)

6.1 Jika terdapat pesanan tempatan 2001 atau tuntutan yang telah disempurnakan bekalan dan perkhidmatan pada atau sebelum 29 Disember 2001 tetapi tidak dapat diperakukan pembayarannya pada atau sebelum 14 Disember 2001 oleh sebab-sebab tertentu, sila kemukakan senarai bersama pesanan tempatan, 'invoice' dan 'delivery order' yang telah disahkan ke Pejabat ini (dengan tangan kepada En. Mohamad Nazim Bin Sarif) pada atau sebelum 10 Januari 2002 untuk diakaunkan sebagai sipiutang khas 2001.

6.2 Senarai tersebut hendaklah mengandungi butir-butir berikut:-

6.2.1 Nombor Pesanan Tempatan/Invoice/Delivery Order.

6.2.2 Nama Syarikat/Pembekal.

6.2.3 Nombor Vot.

6.2.4 Jumlah Harga Barang.

6.2.5 Tarikh Peralatan/Perkhidmatan Diterima.

7.0 Penutup

7.1 Peraturan pembayaran dan rekupmen panjar wang runcit serta lain-lain panduan di atas hendaklah dipatuhi sepenuhnya dan kerjasama Y.Bhg. Prof./Saudara adalah sangat-sangat diharapkan.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Yang benar

HJ. ABU BAKAR BIN HUSSAIN

Pemangku Bendahari

( 4546007

s.k	-	Rektor
	-	Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)
	-	Timbalan Rektor (Akademik)

Lampiran A

CONTOH

PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT SEPERTI PADA

14 DISEMBER 2001

1. Saya perakui bahawa baki wang runcit yang ada dalam tangan saya selepas tutup urusan pada hari kerja terakhir dalam tahun 2001 adalah sebanyak RM78.59 (Ringgit Malaysia: Tujuh Puluh Lapan Dan Sen Lima Puluh Sembilan Sahaja) merupakan sebahagian daripada wang RM200.00 yang diberi kepada saya telah diperakaunkan dengan betul seperti berikut:-

(a) Amaun yang didahulukan kepada saya 200.00

Tolak:

(b) Rekupmen yang diminta tetapi belum dijelaskan

seperti dalam senarai yang dikembarkan

(sehingga 14 Disember 2001) 30.00

yang dikembarkan 91.41 121.41

78.59

Disokong oleh:

(d) Wang tunai di tangan 78.59 78.59

2. Senarai sokongan yang disertakan dengan perakuan ini telah disahkan oleh Pegawai yang bertanggungjawab tentang kebetulannya.

Tarikh: 14 Disember 2001 Nama pegawai yang bertanggungjawab

atas kewangan/Panjar Wang Runcit

Tarikh: 14 Disember 2001 Pengurus Bahagian

Cop rasmi jabatan