BEN-SPK(05/2002)D

BEN-SPK(05/2002)D

KOLEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI TUN HUSSEIN ONN

PEJABAT BENDAHARI

_____________________________________________________________________________

KUiTTHO.PB/10.12/03/Jld.II( 5 )

8 Oktober 2002

SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 5 /2002

Semua Pengurus Bahagian

Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn

Parit Raja, Batu Pahat

Assalamualaikum

Y. Bhg. Dato’/Prof/Tuan/Puan,

Panduan Pengurusan Perolehan Sehingga AkhirTahun 2002

1.0 Tujuan

1.1 Tujuan Pekeliling ini adalah untuk menerangkan kepada semua Pengurus Bahagian mengenai tatacara menguruskan perolehan sehingga akhir tahun 2002.

1.2 Bagi tahun 2002 ini seperti juga pada tahun 2001, Pejabat ini mendapati semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) masih ada yang mengeluarkan perolehan bagi nilai melebihi RM1,000.00 keatas melepasi tarikh yang ditetapkan pada bulan November. Kesannya semasa PTJ mengemukakan senarai pesanan rasmi bagi bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah siap sehingga 31 Disember 2002 atau kerja-kerja bekalan/perkhidmatan/kerja belum lagi dibuat tidak lengkap.

1.3 Dengan yang demikian semua perbelanjaan tahun 2002 yang lewat dikemukakan/tidak termasuk dalam tanggungan PTJ, kepada Pejabat Bendahari akan dikenakan kepada peruntukan tahun hadapan. Cth. tahun 2003.

1.4 Pihak PTJ diminta membuat penyelarasan di peringkat PTJ demi memastikan perkara di para 2.0, 4.0 dan 5.0 dapat disediakan dengan lengkap.

2.0 Tarikh Akhir Mengeluarkan Pesanan Rasmi Bagi Belanja Mengurus 2002.

2.1 Semua Pengurus Bahagian yang menjaga peruntukan adalah diingatkan supaya memastikan pemantauan keatas keadah perolehan dilaksanakan.

2.2 Tarikh akhir pengeluaran Pesanan Rasmi oleh PTJ ditetapkan ialah sehingga 20 November 2002. Perolehan yang diterima selepas tarikh tersebut jika tidak sempat diproses perlu dibuat pada tahun 2003 dan diminta membuat proses perolehan yang baru.

2.3 Pihak Kementerian Pendidikan telah memaklumkan bahawa semua peruntukan yang diberi hendaklah dibelanjakan mengikut perancangan yang telah dibuat. Sekiranya peruntukan tidak dapat dibelanjakan (di peringkat baucer bayaran) sehingga akhir tahun ia akan ditarik balik.

2.4 Pejabat Bendahari telah menetapkan bahawa semua peruntukan yang tidak dikomit di peringkat permohonan/tender (sekiranya ia melibatkan bekalan/perkhidmatan/kerja-kerja) sebelum 20 November 2002 akan ditarik balik.

2.5 Sistem perolehan secara berkomputer akan ditutup selepas tarikh 20 November 2002 dan PTJ tidak akan dapat membuat sebarang transaksi perolehan.

3.0 Perolehan Yang Dikenakan Kepada Akaun Amanah (Perundingan/Penyelidikan/Seminar/Kursus) Dan Pembangunan.

3.1 Semua urusniaga yang melibatkan aktiviti tersebut (bukan mengurus) boleh dikemukakan secara biasa.

3.2 Tatacara Kewangan adalah tertakluk Peraturan Kewangan yang ditetapkan oleh Universiti.

4.0 Perakuan Terhadap Pesanan Tempatan 2002 (Perbelanjaan Mengurus)

4.1 Jika terdapat pesanan tempatan 2002 atau tuntutan yang telah disempurnakan bekalan dan perkhidmatan pada atau sebelum 28 Disember 2002 tetapi tidak dapat diperakukan pembayarannya pada atau sebelum 15 Disember 2002 oleh sebab-sebab tertentu, sila kemukakan senarai bersama pesanan tempatan, 'invoice' dan 'delivery order' yang telah disahkan ke Pejabat ini (dengan tangan kepada En. Mohamad Nazim Bin Sarif) pada atau sebelum 10 Januari 2003 untuk diakaunkan sebagai sipiutang khas 2002.

4.2 Pihak PTJ diminta mengemukakan maklumat seperti di para 4.3 pada 29 November 2002 dan 29 Disember 2002 ke Unit Perolehan, Pejabat Bendahari.

4.3 Senarai tersebut hendaklah mengandungi butir-butir berikut:-

4.3.1 Nombor Pesanan Tempatan/Invoice/Delivery Order.

4.3.2 Nama Syarikat/Pembekal.

4.3.3 Nombor Vot.

4.3.4 Jumlah Harga Barang.

4.3.5 Tarikh Peralatan/Perkhidmatan Diterima.

5.0 Pembatalan Terhadap Pesanan Tempatan 2002 dan Sebelumnya (Perbelanjaan Mengurus)

5.1 Jika terdapat pesanan tempatan 2002 dimana pihak Syarikat gagal membekalkan bekalan/perkhidmatan/kerja dalam tarikh yang ditetapkan dalam Pesanan Resmi, pihak Syarikat atau PTJ diminta memaklumkan tempoh perlanjutan dan disalinkan kepada Pejabat Bendahari. Sekiranya gagal dimaklumkan selepas dari tempoh berkenaan Pesanan Tempatan tersebut akan dibatalkan serta-merta.

5.2 Pihak PTJ diminta mengemukakan maklumat seperti di para 5.3 pada 29 November 2002 dan 29 Disember 2002 ke Unit Perolehan, Pejabat Bendahari.

5.3 Senarai tersebut hendaklah mengandungi butir-butir berikut:-

5.3.1 Nombor Pesanan Tempatan.

5.3.2 Nama Syarikat/Pembekal.

5.3.3 Nombor Vot.

5.3.4 Jumlah Harga Barang.

5.3.5 Tarikh Peralatan/Perkhidmatan Diterima.

5.3.6 Surat Pengesahan Perlanjutan Tempoh dari PTJ dan pembekal.

Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta.

Kerjasama dan perhatian Y. Bhg. Dato’/Prof/Tuan/Puan supaya dapat memanjangkan kepada pegawai PTJ yang berkenaan mengenai perkara ini didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Yang benar

HJ. ABU BAKAR BIN HUSSAIN

Pemangku Bendahari

( ( 4546007

s.k	-	Rektor
	-	Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)
	-	Timbalan Rektor (Akademik
	-	Ketua Audit Dalam